9. Dokumentation und Ablage

Sie opfern mehrere Stunden, um für Ihre Masterarbeit zu recherchieren. Das Ergebnis ist eine große Zahl an Informationen und Dokumenten: Literaturangaben, Aufsatzkopien, PDF-Dateien, Bibliotheksbücher, Exzerpte und Notizen. Was machen Sie mit dem Material? Wie behalten Sie den Überblick? Vertrauen Sie auf Ihr Gedächtnis und Ihre Notizzettel? Oder gibt es weitere Hilfsmittel?

In dieser letzten Einheit werden einige Möglichkeiten angeschnitten, Rechercheergebnisse zu dokumentieren und zu verwalten. U. a. soll der Einsatz von Literaturverwaltungsprogrammen wie Citavi, Endnote oder Zotero angesprochen werden.


9.1 Formale und inhaltliche Dokumentation

Je ausgiebiger Sie recherchieren und je zeitaufwendiger Ihre Arbeit ist, desto sinnvoller kann es sein, die Ergebnisse Ihrer Recherche formal und inhaltlich zu dokumentieren: Welche Texte haben Sie wo gefunden? Wie lauten die bibliographischen Angaben? Welche Inhalte und Themenaspekte werden in ihnen behandelt?

  • formale Erfassung:
    Festhalten des Fundorts und der für das Literatur­ver­zeich­nis relevanten bi­bli­ogra­phischen An­gaben (Autor, Titel, Er­schei­nungs­jahr etc.). Dies hilft:

    die recherchierten Quel­len zu über­bli­cken und wie­der­zu­fin­den,
    ihre Nütz­lich­keit an­hand der bi­bli­ogra­phischen An­ga­ben ein­zu­schätzen,
    sie kor­rekt zu zitieren und das Li­tera­tur­ver­zeich­nis zu er­stel­len.
  • inhaltliche Erschließung:
    Dokumentieren der In­hal­te eines Tex­tes – etwa in Form von Zu­sam­men­fas­sungen, Schla­gwör­tern oder Zi­ta­ten. Dies hilft:

    die Quel­len un­ter in­halt­lichen Ge­sichts­punk­ten zu über­bli­cken und wie­der­zu­fin­den,
    Ideen, Hy­po­the­sen und Glie­der­ungen zu ent­wi­ckeln,
    wich­tige Text­stel­len in Er­in­nerung zu be­hal­ten.

Wo und wie Sie die Informationen festhalten, ist Geschmackssache. Manche nutzen für die formale Dokumentation Notizzettel oder Excel-Tabellen, für die inhaltliche Word-Dateien oder Karteikarten. Andere verwenden für beide Aufgaben Literaturverwaltungsprogramme wie Citavi oder Endnote.


9.2 Ablage von Dokumenten

Je mehr gedruckte und elektronische Volltexte Sie gesammelt haben, desto dringlicher wird die Frage, wo und wie Sie die Dokumente ablegen. Klassischerweise bieten sich zwei Techniken an:

  • Technik 1: Stapelung
    Kopien auf Schreibtisch legen
    elektronische Doku­mente im Desk­top­ord­ner sam­meln
    E-Mails im Post­ein­gangs­ord­ner be­las­sen
  • Technik 2: Einsortierung in Rückgriff auf ein Ordnungs­system
    Aufsatzkopien alpha­be­tisch oder in­halt­lich sor­tieren und ent­sprechend in Or­dnern ab­hef­ten
    elektronische Doku­men­te in einem Or­dner­sys­tem ab­legen
    E-Mails in ein Ord­ner­sys­tem ver­schie­ben

Beide Techniken haben Ihren Nutzen: Zu stapeln kann eine hohe Signalwirkung besitzen ("Stapel so bald wie möglich abarbeiten!"); der Ein­satz eines Ordnungs­systems hilft, mit großen Dokument­mengen umzu­gehen.

Für die Ablage von Dokumenten lassen sich folgende Tipps geben:

  • Tipps: Kopien und ausgedruckte Dokumente
    Legen Sie Ord­ner an, in denen Sie Ihre Ko­pi­en und Aus­drucke ab­hef­ten!
    Ord­nen Sie die In­hal­te, z. B. alpha­be­tisch nach Au­tor­namen!
    Nut­zen Sie Rei­ter oder schrei­ben Sie den Au­tor­na­men zu­sam­men mit dem Ti­tel o­ben rechts auf die ers­te Sei­te eines Do­ku­ments (zum schnel­leren Durch­blät­tern)!
    Er­stel­len Sie für vol­le oder vor­erst ab­ge­schlos­sene Ord­ner ein In­halts­ver­zeich­nis!
  • Tipps: elektronische Dokumente
    Verwenden Sie ein ein­heit­liches, in­for­ma­ti­ves und über­sicht­liches Sche­ma, um elek­tro­nische Do­ku­men­te (neu) zu be­nen­nen. Bei­spiels­wei­se: NACH­NAME AUTOR + KURZ­TITEL + ER­SCHEINUNGS­DA­TUM!
    Sichern Sie die Dateien auf einem externen Speichermedium, z. B. auf einem USB-Stick!
    Sichern Sie sie selbst­ge­schrie­be­ne Tex­te nach je­dem um­fang­reicheren Ar­beits­schritt ex­tern!
    Do­ku­mentieren Sie Web­sei­ten, z. B. wie folgt:
    -aus­drucken, ab­speichern oder in eine lo­kal ge­spei­cher­te PDF-Da­tei um­wan­deln,
    -URLs in einer Word-Da­tei oder auf einem Zet­tel no­tieren,
    -Lese­zeichen setzen oder URLs in Fa­vo­ri­ten­lis­te auf­nehmen.

9.3 Literaturverwaltungsprogramme

Um Sie bei der formalen und inhaltlichen Dokumentation von Quellen zu unterstützen, wurden Literaturverwaltungsprogramme entwickelt. In ihren Anfangszeiten beschränkte sich das Funktionsangebot meist auf formale Aspekte, insbesondere auf:

  • Datenimport: Einlesen bibliographischer Angaben aus Online-Datenbanken,
  • Verwaltung: Speichern und ordnen von Literaturangaben,
  • Formatierung: Formatieren der Literaturangaben nach frei auswählbaren Zitierstilen,
  • Schreibhilfe: Einfügen von Quellenbelegen in den eigenen Text und das Literaturverzeichnis.

Inzwischen bieten viele Programme eine Reihe zusätzlicher Möglichkeiten, darunter:

  • Recherche: parallele Literatursuche in ausgewählten Katalogen und Datenbanken,
  • Erschließung: Aufnehmen von Abstracts, Zitaten, Kommentaren; Vergabe von Schlagwörtern,
  • Ideenfindung: Abbilden von Zusammenhängen, Hilfe beim Entwickeln von Gliederungen,
  • Aufgabenplanung: Erstellen von To-Do-Listen,
  • Kommunikation: Austausch, gemeinschaftliche Datenverwaltung (z. B. in Projektgruppen).

Welches Verwaltungsprogramm am besten für Sie geeignet ist, hängt von Ihrer Arbeitsweise und Ihren Ansprüchen ab. Als Entscheidungshilfe können folgende Fragen dienen:

  • Kosten: Ist die Software kostenlos? Wenn nicht: Hat Ihre Hochschule eine Campuslizenz erworben? Wie hoch sind die Kosten für welchen Zeitraum?
  • Voraussetzungen: Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um die Software zu nutzen? Mit welchen Betriebssystemen und Textverarbeitungsprogrammen arbeitet sie zusammen?
  • Datenspeicherung: Hinterlegt die Software die Daten lokal auf Ihrer Festplatte oder Ihrem USB-Stick? Oder werden sie auf einem Server gespeichert?
  • Kommunikation: Erlaubt die Software die Arbeit in einem Team? Oder ist kein Datenaustausch möglich?
  • Funktionsumfang: Was bietet Ihnen das Programm? Hilft es ausschließlich bei der formalen Erfassung von Literatur (→ Zitation, Literaturverzeichnis)? Oder können Sie es auch zur inhaltlichen Dokumentation nutzen (→ Schlagwörter, Zitate, Notizen, Zusammenhänge)?

9.4 Vertiefung: formale Dokumentation

Um sich Doppelarbeit zu ersparen, ist es ratsam, schon früh alle relevanten bibliographischen Angaben eines gefundenen Dokuments festzuhalten. Hierzu lassen sich z. B. Excel-Tabellen oder Literaturverwaltungsprogramme nutzen. Aussehen könnten solche Tabellen etwa wie folgt (ohne Fundortangabe):

  • Tabelle für Bücher (Monographien)
    Autor Titel Verlag Ort Jahr Aufl.
    Bremer, Manuel; Cohnitz, Daniel Information and Infor­mation Flow. An In­tro­duc­ti­on Ontos Heusen­stamm 2004 1
    Chen, Chaomei Information Visua­lization. Be­yond the Ho­ri­zon Springer Lon­don 2010 2
  • Tabelle für Zeitschriftenaufsätze
    Autor Titel Zeitschrift Heft Jahr Seiten
    Cherry, Ed­ward C. The Commu­ni­cation of Infor­ma­ti­on (An His­tori­cal Re­view) The Ame­ri­can Sci­en­tist 40(4) 1952 640-664
    Mares, Ed­win Rele­vant Lo­gic and the The­ory of Infor­ma­ti­on Syn­the­se 109(3) 1996 345-360

Welche Informationen Sie erfassen sollten, hängt von der jeweiligen Dokumentart und Ihrem Zitierstil ab. Einige Datenbanken und Suchmaschinen bieten Ihnen Zitierhilfen an, in denen die für das Literaturverzeichnis relevanten Angaben in einem wissenschaftlich anerkannten Zitationsstil aufgeführt sind. Auch der Blick in die Quellenverzeichnisse wissenschaftlicher Texte hilft weiter.

Die folgende Tabelle listet die Informationen auf, die üblicherweise festgehalten werden. In der Spalte rechts sehen Sie, wie die späteren Einträge im Literaturverzeichnis aussehen könnten. (Die gewählte Ansetzungsform ist dabei nur eine von vielen möglichen.)

  • Dokumentarten und bibliographische Angaben
    Dokument­art typische Literatur­an­ga­ben Beispiel (Eintrag im LV)
    Buch (Mo­no­gra­phie)
    Verfasser: Vor-, Nach­na­me
    Erscheinungs­jahr
    Haupt- und Un­ter­ti­tel
    Auflage (ab 2. Aufl.)
    Verlagsort
    optional: Verlag
    ggf.: Serien­ti­tel und -num­mer
    Gu­deri­an, My­ung Hee (2009): Per­spek­ti­ven der Me­ta­phy­sik­kri­tik. Ty­po­lo­gie und Ana­ly­se me­ta­phy­sik­kri­tischer Ar­gu­men­te, Pa­der­born: Men­tis.

    Erk, Kat­rin / Prie­se, Lutz (2008): The­o­re­tische In­for­ma­tik. Ei­ne um­fas­sen­de Ein­führ­ung, 3. Aufl. Ber­lin: Sprin­ger.
    Sammel­band
    Herausgeber: Vor-, Nach­na­me mit Zu­satz "Hg."/"Hrsg." (dt.) o­der "ed."/"eds." (engl.)
    Erscheinungs­jahr
    Haupt- und Un­ter­ti­tel
    Auflage (ab 2. Aufl.)
    Verlagsort
    optional: Verlag
    ggf.: Serien­ti­tel und -num­mer
    Baumast, An­nett / Pa­pe, Jens, Hrsg. (2013): Be­trieb­lich­es Nach­hal­tig­keits­man­age­ment, Stutt­gart: Ul­mer.
    Sammel­band­bei­trag
    Verfasser: Vor-, Nach­na­me
    Erscheinungs­jahr
    Beitragsti­tel
    Herausgeber: Vor-, Nach­na­me
    Seitenzahlen des Bei­trags
    ggf.: Sam­mel­band­ti­tel
    ggf.: Auflage (ab 2. Aufl.)
    ggf.: Verlags­ort
    ggf.: Verlag

    Die letz­ten An­ga­ben ("ggf.") sind re­le­vant, wenn der Sam­mel­band selbst nicht im Li­tera­tur­ver­zeich­nis steht.
    Her­zig, Chris­ti­an / Pi­anow­ski, Ma­thi­as (2013): Be­trieb­liche Nach­hal­tig­keits­be­richt­er­stat­tung, in: An­nett Baum­ast / Jens Pa­pe (2013), S. 335-359.

    Ma­ri­nuc­ci, Mi­mi (2003): Fe­mi­nism and the ethics of vi­o­lence. Why Buf­fy kicks ass, in: James South, Hg. (2003): Buf­fy the vam­pi­re slay­er and phi­lo­soph­y. Fear and tremb­ling in Sun­ny­dale, Chi­ca­go: O­pen Court, S. 61-75.
    Zeitschrif­ten­auf­satz
    Verfasser: Vor-, Nach­na­me
    Erscheinungs­jahr
    Aufsatz­ti­tel
    Zeitschrif­ten­ti­tel (voll­stän­dig)
    Zeitschrif­ten­jahr­gang
    ggf. Heftnum­mer
    Seitenzahl des Auf­sat­zes
    optio­nal: Ver­lags­ort
    Mar­ko­vić, Ne­nad (2015): Death in the Temp­le of Ptah. The Ro­man Con­quest of E­gypt and Con­flict at Mem­phis, Jour­nal of E­gypti­an His­tor­y 8(1), S. 37-48.

    Ja­natsch, An­net­te (2007): Wa­rum konn­ten Ar­thur und Ä­nne Co­hen nicht ge­ret­tet wer­den? Re­kon­struk­ti­on in Brie­fen und Do­ku­men­ten, Au­gen­blick 34/35, Düs­sel­dorf, S. 28-29.
    Graue Lite­ra­tur (allg. )
    Verantwort­li­cher: Ver­fas­ser, He­raus­ge­ber, In­sti­tu­ti­on oder Ver­band etc.
    Erscheinungs­jahr
    Dokumentti­tel
    Erscheinungs­ort
    Institution (z. B. Uni­ver­si­tät)
    optional: Art des Do­ku­ments, z. B. "Ar­beits­pa­pier", "Vor­le­sungs­skript", "E-Mail" etc.
    Frit­sche, U­we R. / Rausch, Lo­thar / Schmidt, Klaus (2007): Treib­haus­gas­e­mis­si­on­en und Ver­mei­dungs­kos­ten der nu­kle­a­ren, fos­sil­en und er­neu­er­bar­en Strom­be­reit­stel­lung, [Ar­beits­pa­pier], Darm­stadt: Öko-Insti­tut e. V.
    E-Doku­men­te (allg.)
    alle verfüg­ba­ren 'klas­sischen' An­ga­ben (Ver­fas­ser etc.)
    Online-Adres­se (URL/DOI)
    Datum letz­ter Ab­ruf
    optional: Da­tum der letz­ten Ak­tu­a­li­sierung ("Stand")
    Weg­mann, Ro­land (1976, ND 2008): Er­wei­ter­ung der hy­dro­dy­namisch­en Schmier­the­o­rie durch Ein­be­zieh­ung des Un­ter­druck­ge­biet­es in die Be­rech­nung in­stat­i­onär be­las­tet­er Gleit­lag­er, [Dis­ser­ta­t­i­on], Ros­tock: Wil­helm-Pieck-Uni­ver­si­tät Ros­tock, on­line un­ter: http://rosdok.uni-rostock.de/file/rosdok_derivate_000000004593/Dissertation_Wegmann_1978.pdf, letzter Ab­ruf: 01.06.2015.

Tipp: Auch wenn Sie für Ihr Literaturverzeichnis einen Zitationsstil nutzen, nach dessen Regelwerk Vornamen abzukürzen sind ("Frege, G." statt "Frege, Gottlob"), empfiehlt es sich, die Vornamen in Ihren Notizen vollständig zu erfassen: Möglicherweise müssen Sie zu einem späteren Zeitpunkt doch vollständige Namen nennen – beispielsweise, weil Ihr Verlag es so wünscht.


9.5 Quizfragen

1.

Stellen Sie sich vor, jemand hätte in dem Literaturverwaltungsprogramm Citavi das unten stehende Kategoriensystem angelegt, um Zitate und Literaturangaben zum Thema 'Internes Rechnungswesen' zu verwalten. Ist das System in Ihren Augen angemessen? Oder hätten Sie es anders aufgebaut?

Lösung ein/aus

2.

Der folgende Screenshot stammt aus einem Bibliothekskatalog. Was glauben Sie: Welche Funktion könnte das quadratische Zeichen rechts der ISBN besitzen?

Lösung ein/aus

3.

Sie möchten die verschiedenen Arbeitsversionen Ihrer Thesis speichern. Welches der folgenden Schemata bietet sich für die Dateinamen eher an (jjjj = Jahr, mm = Monat, tt = Tag)?

a)thesis - jjjj-mm-tt.pdf (z. B. "thesis - 2015-09-07.pdf")
b)thesis - tt-mm-jjjj.pdf (z. B. "thesis - 07-09-2015.pdf")

Lösung ein/aus

4.

Betrachten Sie die rechte Spalte der letzten Tabelle in Abschnitt 9.4. Was haben die kursiv gesetzten Angaben gemeinsam?

Lösung ein/aus

5.

Welche der folgenden Literaturangaben sollten Sie in Blick auf die meisten Zitierstile auf jeden Fall erfassen und dokumentieren?

a)ISSN
b)ISBN
c)Name des Zweitverfassers
d)Name des Drittverfassers
e)Vermerk: CD-ROM-Beilage
f)Vermerk: Seitenumfang
g)Seitenzahl (bei unselbständig erschienenen Texten)
h)akademischer Grad des Verfassers ("Prof." etc.)
i)Buchhandelspreis
j)URL / DOI (bei Webdokumenten)

Lösung ein/aus

6.

Wie ist die Jahresangabe "(1976, ND 2008)" zu verstehen?

Lösung ein/aus


9.6 Zugrunde gelegte Literatur

Ausführlich behandelt wird das Thema der Dokumen­tation in Nieder­mair (2010). Nieder­mair geht u. a. auf Literatur­verwal­tungs­pro­gramme, ihre jeweiligen Vor- und Nach­teile ein. Gerade die marktan­führenden Pro­gramme werden ständig weiter­entwickelt und ausge­baut. Wer sich genauer in das Erstel­len von Gliederungen einar­beiten möch­te, ist mit Brink (2013) gut ge­rüstet.

  • Brink, Alfred (2013): Anfertigung wissen­schaftlicher Arbeiten. Ein prozess­orientierter Leit­faden zur Erstel­lung von Bachelor-, Master- und Diplom­arbeiten in acht Lern­einheiten, 5. Aufl. Wies­baden: Springer.
  • Niedermair, Klaus (2010): Recherchieren und Dokumen­tieren. Der richtige Um­gang mit Literatur im Stu­dium, Wien: UTB.
  • Schellhase, Jörg (2008): Recherche wissenschaft­licher Publi­kationen, Loh­mar: Eul.

Stand: 20.12.2015, S. Bagusche

 

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